要点まとめ
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するための要件を定めた法律で、令和4年1月に税務署長の事前承認制度が廃止されました。
電子取引データの保存が義務化され、取引相手から電子的に受け取った請求書や契約書は、一定の要件を満たして電子保存する必要があります。
スマホだけで完結したい場合、iPhone＋マイナンバーカード＋電子署名くんでPDFに電子署名できます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（電帳法）は、国税関係の帳簿書類を電子データで保存する際の要件を定めた法律です。会計ソフトで作成した帳簿、スキャンした請求書、電子メールで受け取った契約書など、様々な電子データの保存方法を規定しています。
令和4年1月1日施行の改正により、税務署長の事前承認制度が廃止され、企業は事前申請なしで電子保存を開始できるようになりました（出典：国税庁）。
なぜ電子署名が必要か
電子帳簿保存法では、スキャナ保存や電子取引データの保存において、真実性を確保するための措置が求められます（出典：国税庁）。
電子署名やタイムスタンプを付与することで、保存された電子データが改ざんされていないことを証明でき、税務調査の際にも信頼性が認められます。
電子帳簿保存法の3つの区分
1. 電子帳簿等保存
会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類を、そのまま電子データで保存する方法です。
- 仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿
- 貸借対照表、損益計算書などの決算書類
- 請求書控え、領収書控えなど
2. スキャナ保存
紙で受け取った書類をスキャンして電子保存する方法です。令和4年改正で、タイムスタンプ要件が緩和されました。
- 受領した請求書や領収書
- 契約書や見積書
- 納品書や注文書
3. 電子取引データ保存
電子メールや Web サイトから受け取った請求書・契約書などを電子データのまま保存する方法です。令和6年1月から完全義務化されました。
令和4年改正の主なポイント
- 事前承認制度の廃止：税務署への事前申請が不要に
- タイムスタンプ要件の緩和：最長2ヶ月と概ね7営業日以内に変更
- 検索要件の緩和：売上高1,000万円以下の事業者は検索要件が不要
- 適正事務処理要件の廃止：社内規程や相互牽制が不要に
- 電子取引データ保存の義務化：電子的に受け取ったデータは電子保存が必須
電子取引データ保存の要件
- 真実性の確保：タイムスタンプまたは訂正削除の記録が残るシステムで保存
- 可視性の確保：日付・金額・取引先で検索できる状態で保存
- 見読可能性の確保：ディスプレイやプリンタで整然と出力できる
- 保存期間：7年間保存（法人税法上の保存期間）
スマホで契約書 PDF に電子署名する方法
電子署名くんを使えば、iPhone だけで契約書や請求書 PDF に電子署名を付与できます。
- 電子署名くんを起動し、PDF を選択
- 「署名する」をタップし、マイナンバーカードを読み取る
- 署名用パスワード（6〜16桁）を入力
- 署名済み PDF が生成され、電子帳簿保存法の要件を満たす形で保存可能
よくあるエラーと対処法
- 「検索要件を満たしていません」：ファイル名に日付・金額・取引先を含めるか、専用システムで管理してください。
- 「タイムスタンプが付与されていません」：受領後2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプまたは電子署名を付与してください。
- 「保存期間が不明です」：法人税法上の保存期間（7年間）を満たすよう、システムで管理してください。
よくある質問
Q: 紙で受け取った請求書も電子保存できますか？
A: はい、スキャナ保存の要件を満たせば電子保存できます。
Q: 電子メールで受け取った PDF は印刷して保存できますか？
A: いいえ、電子取引データは電子保存が義務化されています。
Q: タイムスタンプは必須ですか？
A: 訂正削除の記録が残るシステムを使用すれば、タイムスタンプは不要です。
Q: 個人事業主も対象ですか？
A: はい、法人・個人事業主とも電子取引データ保存は義務化されています。