契約書の電子化とは｜メリット・電子署名の方法・法的効力を解説
契約書の電子化とは、紙の契約書を PDF などの電子データで作成・管理する仕組みです。電子サインや電子署名を利用して契約の成立を証明し、印刷・郵送・保管の手間を削減できます。
電子契約では、電子署名が本人確認と改ざん防止の役割を果たします。電子署名法の要件を満たす電子署名には、マイナンバーカードの電子証明書や認定タイムスタンプが必要です。
スマホだけで完結したい場合、iPhone＋マイナンバーカード＋電子署名くんで PDF に電子署名できます。契約書への署名も数十秒で完了します。
契約書の電子化とは
契約書の電子化とは、PDF ファイルや Microsoft Word 形式で契約書を作成し、電子サインや電子署名を付与することで契約を成立させる方法です。これにより、従来の紙の契約書に必要だった印刷・押印・郵送・保管などの作業が不要になります。
電子契約書は、クラウドサービスを活用すれば一元管理が可能で、検索や共有もスムーズに行えます。取引量が多い企業では、コスト削減と業務効率化の面で大きなメリットがあります。
法的効力については、適切な電子署名技術を使用すれば、紙の契約書と同等の効力が認められます。ただし、一部の契約（事業用定期借地契約、任意後見契約書など）は、2024年12月時点で電子化が認められていません。
なぜ電子署名が必要か
電子契約では、契約内容の真正性を保証するために電子署名が必要です（出典：Adobe 契約書を電子化するには）。電子署名は以下の役割を果たします。
- 本人確認：契約者が確かに電子証明書の所有者であることを証明
- 改ざん防止：署名後にデータが書き換えられていないことを保証
- 否認防止：後から「契約していない」と主張できないようにする
電子署名法の要件を満たす電子署名には、公開鍵暗号方式を用いた電子証明書と認定タイムスタンプが必要です。マイナンバーカードの電子証明書は、この要件を満たす信頼性の高い証明書です。
電子サインと電子署名の違い
電子契約では、「電子サイン」と「電子署名」という2つの署名方法が使われますが、その信頼性と法的効力には違いがあります。
電子サイン
電子サインは、広い意味でのデジタル署名方法です。手書きサインをスキャンして PDF に添付したり、簡易な方法で名前を記録する手段が該当します。法律で統一されたルールがなく、サービス事業者によって技術や信頼性が異なります。証明力が必要な場面では注意が必要です。
電子署名
電子署名は、電子証明書を利用して署名者の身元確認や文書の改ざん防止を保証する、より信頼性の高い方法です。電子署名法に基づいて明確なルールが定められており、公開鍵暗号という技術を用いています。法的効力を求められる契約に適しています。
まとめると、電子サインは手軽に署名できる便利な方法ですが、法的な信頼性が高い電子署名とは役割が異なります。利用する目的や状況に応じて、適切な方法を選びましょう。
契約書を電子化する4つのメリット
契約書の電子化には、業務効率化とコスト削減の面で多くのメリットがあります。
1. 契約業務を効率化できる
電子契約では、契約書の作成から署名、送信までをオンラインで完結できます。印刷・郵送・社内回覧・押印などの時間がかかる作業が不要になり、契約締結までの期間を大幅に短縮できます。
2. 直接的なコストを削減できる
電子契約では、印刷代・郵送費・収入印紙代が不要です。特に、収入印紙代の削減は、契約件数が多い企業にとって大きなコスト削減効果があります。
3. 間接的なコストも削減できる
紙の契約書の保管スペースや、管理業務にかかる時間・手間も削減できます。クラウドサービスを活用すれば、契約書の検索や整理もスムーズに行えます。
4. 契約データのセキュリティ向上
電子契約では、アクセス権限の制限、データの暗号化、バックアップなどにより、紙の契約書よりも安全に管理できます。紛失や盗難、災害によるリスクも軽減されます。
契約書を電子化する注意点
契約書の電子化には多くのメリットがありますが、導入時には以下の点に注意が必要です。
1. 関係者間の調整が必要
社内での準備として、経営層や社員全体の理解と協力を得ることが不可欠です。取引先が電子契約に対応していない場合は、紙の契約書を併用するルールを整備する必要があります。
2. 法的制約の確認が必要
一部の契約（事業用定期借地契約、任意後見契約書など）は電子化が認められていません。また、電子契約の法的効力を確保するためには、適切な電子署名技術を選ぶ必要があります。
3. セキュリティへの対応が必要
アクセス権限の制限、データの暗号化、クラウドサービスのセキュリティ基準確認など、デジタルデータならではのリスクへの対応が必要です。